Informacje podstawowe

System EBP online to scentralizowane rozwiązanie wspomagające procesy biznesowe Klienta w obszarze zakupów produktów i usług.

System realizuje cztery podstawowe funkcje:

1.     Automatyzacja procesu zakupowego - obejmuje cały proces zaopatrzeniowy w organizacji na wszystkich jej poziomach oraz poszczególnych lokalizacjach. Przygotowanie zamówienia, proces akceptacji oraz rozliczenie realizacji odbywa się drogą elektroniczną.

2.     Kontrola zakupów - centralne planowanie, budżetowanie oraz monitorowanie procesu zakupów.

3.     Standaryzacja asortymentu - weryfikacja kupowanego asortymentu oraz ustalenie portfela dostawców.

4.     Analiza danych - wielowymiarowe analizy kosztów zakupów oraz dostawców.

Wdrożenie systemu pozwala usprawnić procesy biznesowe a także uzyskać oszczędności wynikające z kontroli procesu zakupowego, obniżenia cen jednostkowych oraz sumarycznych produktów i usług. Elektroniczny obieg dokumentów to również oszczędności na kosztach transakcyjnych oraz wydruku.

Funkcjonalność  

Główna funkcjonalność systemu to wsparcie procesu zakupowego oraz jego kontrola na poszczególnych etapach akceptacji zapotrzebowań zakupowych. Funkcjonalność parametryzacji procesu akceptacyjnego umożliwia jego dostosowanie do wymagań w danej organizacji. Proces może funkcjonować w oparciu o prosty schemat Wnioskodawca i Akceptujący, możliwe są jednak także bardziej rozbudowane schematy. Ważne jest, iż całość procesu może funkcjonować niezależnie od lokalizacji terytorialnej jego uczestników w oparciu o schemat uprawnień zarządzany centralnie z poziomu systemu.

Przykładowy przebieg procesu realizacji zapotrzebowań zakupowych może być następujący:

·       Utworzenie wniosku - uprawniony pracownik danej jednostki organizacyjnej np. oddziału przedsiębiorstwa wypełnia elektroniczny formularz wniosku zakupowego wprowadzając podstawowe informacje opisujące potrzebę zakupową. Wniosek po wypełnieniu i zapisaniu jest przedstawiany do akceptacji na kolejnym szczeblu akceptacyjnym.

·       Potwierdzenie wniosku - pracownik nadzorujący daną jednostkę i dysponent jej budżetu potwierdza wniosek zakupowy.

·       Weryfikacja merytoryczna - wniosek trafia do akceptacji pracownika nadzorującego merytorycznie dany obszar zakupowy.

·       Weryfikacja budżetowa - na tym etapie realizacja wniosku podlega kontroli finansowej przez pracownika nadzorującego budżet w danej organizacji.

·       Akceptacja wniosku - ostatni etap realizacji wniosku to akceptacja przez pracownika posiadającego pełnomocnictwa do zaciągania zobowiązań finansowych np. Prezes Zarządu lub Dyrektor Finansowy.

Dane o wnioskach zarejestrowanych w systemie umożliwiają monitoring realizacji dostaw a także ich rozliczenie. Po realizacji dostawy w systemie możliwa jest rejestracja faktury oraz jej parowanie z wnioskiem zakupowym.

System funkcjonuje w oparciu o rejestry wniosków zakupowych, faktur, słowniki asortymentu oraz kontrahentów a także kilka innych słowników pomocniczych. Dane rejestrowane w systemie mogą być wyeksportowane do popularnych formatów elektronicznych np. pdf, doc i wykorzystane w kontaktach z dostawcami. Możliwy jest również wydruk danych w celu uzyskania dokumentacji papierowej przebiegu procesu. 

Dostęp do systemu umożliwia dowolne łącze internetowe oraz komputer osobisty wyposażony w przeglądarkę internetową. Centralna instalacja systemu dostępna w sieci Internet lub Intranet Klienta ma szczególne znaczenie w przedsiębiorstwach rozproszonych w wielu lokalizacjach.

Technologia 

System jest zbudowany w oparciu o następujące technologie:

·         Technologia budowy aplikacji         - .NET Framework

·         Baza danych                                         - Microsoft SQL Server

·         Serwer aplikacji                                  - Microsoft Internet Information Services

Przykładowe ekrany systemu